通常，審核組收集到審核證據(jù)以后，要對全部證據(jù)進行評審。一方面用以確定受審核方的HSE管理體系符合審核準則的方面。另一方面，對于不符合審核準則的證據(jù)更要進行認真分析，以確定HSE管理體系存在的主要問題。對于這兩個方面的問題，應在審核報告中進行充分的描述，以便對體系的實施效果作出評價。下面將重點討論有關不符合的形成、不符合性質(zhì)的判定和不符合報告等情況。

1.不符合

HSE管理體系審核中的不符合是指那些違背審核準則的審核發(fā)現(xiàn)。審核準則通常可包括三方面的內(nèi)容：

(1)SY/T6276—1997管理體系標準。

(2)受審核方的HSE管理體系文件(包括手冊、程序文件和支持性文件)。

(3)適用于受審核方的與HSE有關法律、法規(guī)及其他要求。

上述審核準則中，SY/T6276—1997是審核員判斷是否符合要求的基本準則。

2.不符合項的確定

1)必須以客觀事實為基礎

判定不符合必須以客觀事實為基礎，客觀事實不能摻雜任何個人的主觀考慮，也不能摻雜“推理”、“假設”或“想當然”的成分，客觀證據(jù)包括：

(1)在文件、記錄審閱以及現(xiàn)場觀察中發(fā)現(xiàn)的客觀事實。現(xiàn)場審核發(fā)現(xiàn)的不符合事實應請受審核方陪同人員確認。

(2)現(xiàn)場審核中受審核人員對審核員所提問題的回答，也可成為客觀證據(jù)。對于通過面談取得的信息，應當通過其他事實得以證實，避免受審核人員情緒緊張或口誤造成回答失誤，導致錯判。例如：受審核人員不了解本身的職責，需更進一步核實的是受審者是否履行本人的職責。又如，受審核者說“所有目標指標已完成”，確切的證據(jù)應是涉及完成的記錄和可見的有形證據(jù)。

2)必須以審核準則為依據(jù)

判定不符合時，一定要以審核準則為依據(jù)。不能夠以審核員個人的任何意見、觀點作依據(jù)。也就是說審核員開具的不符合項必須在審核準則中明確地找到所不符合的條款。

3)分析所有不符合原因，找出體系缺陷

HSE管理體系審核是一種體系審核，目的是判定受審核方的HSE管理體系是否符合標準的要求。所以審核員不能僅滿足于發(fā)現(xiàn)個別的不符合現(xiàn)象，還應對這些現(xiàn)象進行追蹤和分析，以找出體系上存在的問題。這也是正確判定不符合意圖。

4)審核組內(nèi)相互溝通，統(tǒng)一意見

HSE管理體系中存在問題往往不是孤立的，常常存在某些聯(lián)系。所以在形成不符合前，需要審核組成員充分討論，交流情況，互相補充印證。這樣才有利于發(fā)現(xiàn)受審核方體系中的問題。另一方面，審核組成員的充分討論也有助于更準確、更全面地作出判斷，避免由于審核員個人收集信息的局限所帶來的片面性。審核發(fā)現(xiàn)最終是否形成不符合，由審核組長確定。

5)與審核方共同確認審核發(fā)現(xiàn)的事實

審核組應當與受審核方共同確認不符合的事實依據(jù)，審核員在現(xiàn)場審核的時間畢竟有限，所發(fā)現(xiàn)的事實有可能只是問題的一個側(cè)面，所以要在形成不符合項前與受審核方共同確認這些事實。同時要聽到受審核方對不符合判定的意見，以便查清楚造成問題的根本原因，這也有利于修正錯誤。

如果受審核方提出補充證據(jù)，證明審核員對不符合陳述有誤，審核員經(jīng)過補充調(diào)查核準，應勇于修正錯誤。

在其他情況下，當雙方有爭執(zhí)時，審核方則應盡量耐心說服受審核方，并強調(diào)審核是針對體系而不是針對個人。

按照上述原則，對審核中收集的客觀證據(jù)進行歸納、分析、比照約定的審核準則，即可確定不符合項，通常不符合項有以下幾種情形：

(1)體系性不符合——HSE管理體系文件沒有完全達到SY/T6276—1997標準的要求，即文件的規(guī)定不符合標準;

(2)實施性不符合——HSE管理體系實施未按文件規(guī)定執(zhí)行，即運行實施不符合文件規(guī)定;

(3)效果性不符合——體系運行效果未達到計劃的目標、指標，即效果不符合所建立的目標;

(4)法律性不符合——體系運行的HSE行為未達到HSE法律、法規(guī)和其他要求的規(guī)定，即HSE行為不符合法規(guī)要求。

3.不符合性質(zhì)的判定

根據(jù)審核結(jié)果與審核準則相偏離的嚴重程度，以及不采取措施帶來的可能后果的嚴重性，可將不符合分為兩類：嚴重不符合和一般(輕微)不符合。

1)嚴重不符合

出現(xiàn)下情況之一，原則上可構(gòu)成嚴重不符合項：

(1)體系出現(xiàn)系統(tǒng)性失效。如某一要素、某一關鍵過程重復出現(xiàn)失效現(xiàn)象，又未能采取有效的糾正措施加以消除，形成系統(tǒng)性失效。如受審核方安全處、生產(chǎn)處均出現(xiàn)了文件和資料控制方面的不符合，從而導致體系系統(tǒng)性失效。

(2)體系運行區(qū)域性失效。如某一部門現(xiàn)場所的全面失效現(xiàn)象，或者各層次、各部門出現(xiàn)失效。如公司內(nèi)化學庫出現(xiàn)了危害辨識、運行控制、培訓、績效測量與監(jiān)測方面的不符合，造成該部門體系要素全面失效現(xiàn)象。

(3)造成嚴理的HSE危害，或潛在危害嚴重的HSE后果。

(4)企業(yè)違反法律、法規(guī)或其他要求的HSE行為較嚴重。

(5)一般不符合項沒有按期糾正且未意識到。

(6)目標指標未實現(xiàn)，且沒有通過評審采取必要的措施。

(7)第二類不符合事項仍未改善，即上一次審核中發(fā)現(xiàn)的第二類不符合項，至今仍未采取有效措施加以整改的，即判為第一類不符合項。

(8)復評時，無持續(xù)改善HSE績效證據(jù)。

2)一般(輕微)不符合

出現(xiàn)下列情況之一，原則上可構(gòu)成一般不符合項：

(1)對滿足HSE管理體系要素或體系文件的要求而言，是個別的、偶然的、孤立的、性質(zhì)輕微的不符合。

(2)對保證所審核范圍的體系而言，是次要的問題。

嚴重不符合和一般不符合性質(zhì)的判定，對審核結(jié)論有決定性的影響，對受審核方能否通過HSE管理體系認證起著關鍵作用。因此審核組在判定不符合性質(zhì)時要特別謹慎，對于可能成為嚴重不符合項的審核發(fā)現(xiàn)，審核組長一定要認真對待、反復核實。

3)觀察項

指系統(tǒng)或程序有潛在的不恰當，以及具有潛在的風險的事項，這些事項有變成不符合的趨勢，只是審核員掌握的證據(jù)暫不足。這類問題可作為觀察項處理，可以用書面或口頭的形式向受審核方提出。

對于觀察項，一般不要求受審核方提出限期整改方案，與無需跟蹤驗證，只要求對方引起注意，對可能的風險所有準備并加以預防和糾正，觀察項一般不計入審核報告和審核結(jié)論中。

如果某企業(yè)出現(xiàn)嚴重的不符合項，在受審核方未采取有效的措施前，認證機構(gòu)不應推薦注冊。

對出現(xiàn)輕微不符合事項的企業(yè)，應不影響推薦注冊、但對輕微不符合項，受審核方也要在認證機構(gòu)規(guī)定時間內(nèi)提出整改方案，采取有效措施，并經(jīng)認證機構(gòu)跟蹤確定符合后，才推薦注冊。

對于觀察事項，一般要求受審核方提出限期整改方案，審核無需跟蹤驗證，只要求對方引起關注，對可能的風險有所準備并加以預防和糾正。觀察項，一般也不計入審核報告和審核結(jié)論中。

4.不符合報告的編寫

編寫不符合報告，是審核員必須掌握的基本技能。

1)不符合報告的內(nèi)容

(1)受審核方名稱及負責人;

(2)不符合事實描述;

(3)審核準則;

(4)不符合判據(jù)及條款號;

(5)不符合性質(zhì)的判定;

(6)審核員姓名及開具日期;

(7)受審核方代表確認及簽名;

(8)采取的糾正預防措施及完成日期;

(9)糾正措施完成情況及驗證。

2)對不符合事實的描述的要點

(1)準確地描述客觀事實，證據(jù)充分確鑿，依據(jù)清楚。包括時間、地點、人物(注明職務或職稱，不提姓名)、何種情況等。

(2)寫出必要的細節(jié)，使其具有可重查性和可追溯性。

(3)語言簡明精練，概括不符合的核心問題。

(4)觀點、結(jié)論要從描述的事實中自然流露，不要光寫結(jié)論，不寫事實。

(5)盡可能使用規(guī)范術(shù)語(如標準或體系文件術(shù)語)。